Coördinator ICT en organisatieontwikkeling

Welzijnsvereniging KINA p.v. is een OCMW-vereniging van 26 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen. Als samenwerkingsverband helpen wij onze leden-OCMW bij het zoeken naar oplossingen voor problemen die een grensoverschrijdende aanpak vergen. Dynamisch en flexibel bieden wij ondersteuning telkens wanneer het OCMW geconfronteerd wordt met nieuwe uitdagingen, capaciteitsproblemen of een tekort aan expertise.

In een samenleving die steeds sneller digitaliseert, speelt een efficiënte, veilige en toekomstgerichte digitale organisatie een cruciale rol. Digitale technologie biedt immers kansen om dienstverlening te versterken, samenwerking te verbeteren, kennis beter te delen en processen slimmer en efficiënter te organiseren. De uitdagingen waarmee KINA en haar partners geconfronteerd worden, vragen om een organisatie die efficiënt, wendbaar en goed ondersteund is. ICT, informatiebeheer en doordachte werkprocessen vormen daarbij belangrijke bouwstenen. KINA wil inzetten op een veilige en gebruiksvriendelijke werkomgeving, sterke informatiesystemen en een goed georganiseerde ondersteuning van onze medewerkers. Daarom zoeken wij een coördinator ICT en organisatieontwikkeling die mee zorgt voor een kwaliteitsvolle ondersteuning van onze organisatie, de verdere uitbouw van onze ICT-omgeving opvolgt en kansen detecteert om onze werking te versterken. Je werkt hierbij nauw samen met externe ICT-partners voor gespecialiseerde technische ondersteuning en neemt vooral een coördinerende, ondersteunende en verbindende rol op tussen medewerkers, processen en technologie.

Wil jij meebouwen aan een organisatie waarin medewerkers kunnen rekenen op sterke ondersteuning, kwaliteitsvol informatiebeheer en een betrouwbare ICT-omgeving? Ben jij iemand die vlot schakelt tussen mensen, processen en technologie? Heb je oog voor verbetering, innovatie en samenwerking, en wil je mee richting geven aan de verdere ontwikkeling van onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je ondersteunt de ICT-omgeving en digitale werkplekken van de organisatie

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s rond ICT en digitale toepassingen. Voor gespecialiseerde technische ondersteuning werk je samen met onze externe ICT-partners. Jij bewaakt de goede werking van de digitale omgeving, volgt vragen en dossiers op en zorgt voor een vlotte afstemming tussen gebruikers en leveranciers.
• Je biedt eerstelijnsondersteuning en zorgt voor een correcte opvolging van meldingen.
• Je ondersteunt het beheer van Microsoft 365 en andere organisatiebrede toepassingen.
• Je coördineert de digitale opstart en uitdiensttreding van medewerkers.
• Je beheert gebruikersaccounts, toegangsrechten, hardware en softwarelicenties.
• Je werkt mee aan ICT-projecten, aankoopdossiers en aanbestedingstrajecten.
• Je bewaakt de continuïteit, kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de digitale werkomgeving.
• Je stelt handleidingen, procedures en werkinstructies op en houdt deze actueel.

Je ondersteunt informatie- en documentbeheer

• Je werkt mee aan een gestructureerd en duurzaam informatiebeheer.
• Je ondersteunt de uitbouw van een toegankelijke en logisch opgebouwde digitale informatieomgeving.
• Je bewaakt de kwaliteit, actualiteit en vindbaarheid van (digitale) informatie.
• Je ondersteunt collega’s bij het correct beheren en delen van documenten en informatie.
• Je volgt mee toegangsrechten, bewaartermijnen en afspraken rond informatiebeheer op.

Je ondersteunt digitale communicatie

• Je staat mee in voor het functioneel beheer van de website en andere digitale platformen.
• Je coördineert technische aanpassingen en onderhoudswerken met externe partners.
• Je bewaakt de gebruiksvriendelijkheid, actualiteit en kwaliteit van digitale communicatiekanalen.

Je stimuleert organisatieontwikkeling en procesverbetering

• Je volgt ontwikkelingen op binnen ICT, AI en andere relevante technologieën.
• Je analyseert bestaande werkprocessen en detecteert opportuniteiten voor verbetering.
• Je helpt processen efficiënter, gebruiksvriendelijker en toekomstgericht te organiseren.
• Je ondersteunt digitale veranderings- en optimalisatietrajecten binnen de organisatie.
• Je werkt mee aan de implementatie van nieuwe toepassingen, systemen en werkwijzen.
• Je sensibiliseert en begeleidt medewerkers in het verantwoord gebruik van digitale tools.
• Je stimuleert kennisdeling en draagt bij aan een cultuur van leren en verbeteren.
• Je organiseert overlegmomenten en werkgroepen binnen jouw domein en zorgt voor de opvolging en uitrol van actieplannen.
• Je ondersteunt de opmaak van beleidsdocumenten, jaarverslagen en managementrapporteringen.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt vlot tussen beleidsmatig denken, projectopvolging en praktische ondersteuning en levert zo een zichtbare bijdrage aan een moderne, veilige en toekomstgerichte organisatie.

‘Je bent een bruggenbouwer die technologie begrijpelijk maakt voor collega’s. Je krijgt energie van het verbeteren van processen, het ondersteunen van medewerkers en het realiseren van digitale vernieuwing.’

Jij beschikt over:

• Een bachelordiploma.
• Een rijbewijs B en eigen vervoer.
• Een goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een brede interesse in ICT, digitalisering en organisatieontwikkeling.
• Een goede kennis van Microsoft 365 en digitale samenwerkingsplatformen.
• Voldoende digitale vaardigheden om collega’s te ondersteunen, vragen op te volgen en mee te werken aan digitale verbetertrajecten.
• Het vermogen om snel nieuwe toepassingen en technologieën eigen te maken

Kennis van onderstaande domeinen is een meerwaarde:

• informatie- en documentbeheer
• GDPR, informatieveiligheid en cybersecurity
• digitale archivering en toegangsbeheer
• Microsoft Copilot en andere AI-toepassingen
• overheidsopdrachten

Je hoeft niet over expertise in al deze domeinen te beschikken. We zoeken vooral iemand met een sterke digitale basis, een analytische blik en een grote bereidheid om bij te leren. Waar nodig kan je rekenen op de ondersteuning van externe ICT-partners en gespecialiseerde leveranciers.

Jij bent:

• Zelfstandig én een teamspeler.
• Analytisch, oplossingsgericht en proactief.
• Communicatief sterk, diplomatisch en discreet.
• Loyaal, stressbestendig en kwaliteitsgericht.
• Iemand die processen helder kan uitschrijven en rapporteren.

‘Een werkomgeving waar autonomie, samenwerking en maatschappelijke relevantie hand in hand gaan.’

De vacature betreft een 4/5e tot voltijdse contractuele functie voor onbepaalde duur.

Werken bij het welzijnsvereniging KINA p.v. betekent een degelijke verloning met tal van extralegale voordelen:

• Coaching, begeleiding en opleidingsmogelijkheden.
• Een aangename, stabiele werkomgeving waar jouw werk echt telt.
• Bruto maandloon vanaf €3.183,20 voor een voltijdse functie (volgens barema niveau B1-B2-B3). Overname van geldelijke anciënniteit uit de openbare sector. Ervaring uit de privésector of als zelfstandige wordt geldelijk gevaloriseerd voor het aantal jaren relevante ervaring.
• Een boeiende en afwisselende job in een aangename omgeving.
• 32 verlofdagen, met opbouwend na 5, 10 en 15 jaar een bijkomende anciënniteitsdag.
• Openbaar bestuur = stabiele werkgever.
• Hospitalisatieverzekering bij indiensttreding.
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag.
• Fietsvergoeding of tussenkomst abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit (cafetariaplan).
• Aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen-Vlaanderen (GSD-v).
• 2de pensioenpijler (3%).
• Voor deze functie wordt een wervingsreserve vastgesteld met een geldigheid van 1 jaar.

Uitvoering functie op de maatschappelijke zetel van KINA (Antwerpsesteenweg 503, Malle), op de zorgboerderij (Hellestraat 65, Boechout), of een andere plaats in opdracht van de organisatie.