Secretariaatsmedewerker Personeelsadministratie

Welzijnsvereniging KINA p.v. is een OCMW-vereniging van 27 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen. De vereniging is ontstaan in de jaren 80 vanuit het idee om via samenwerking tussen de bestaande voorzieningen een dringend hulpverleningssysteem in de “geestelijke gezondheidszorg” uit te bouwen. Als samenwerkingsverband helpen wij onze leden-OCMW’s bij het zoeken naar oplossingen voor problemen die een grensoverschrijdende aanpak vergen. Dynamisch en flexibel bieden wij ondersteuning telkens wanneer het OCMW geconfronteerd wordt met nieuwe uitdagingen, capaciteitsproblemen of een tekort aan expertise.

Voor de versterking van ons secretariaat zijn wij op zoek naar een enthousiaste secretariaatsmedewerker personeelsadministratie. Ben je een teamplayer? Ben je klantvriendelijk? Werk je nauwkeurig en georganiseerd? Ben je sterk in administratie? Ben je onmiddellijk beschikbaar? Dan zijn wij misschien wel op zoek naar jou!

Jouw voornaamste taken:

• Personeelsadministratie:
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers m.b.t. personeelszaken en je ondersteunt medewerkers bij hun administratieve verplichtingen.
• Je biedt ondersteuning bij algemene personeelsaangelegenheden (vergaderingen, personeelsfeest,…).
• Je biedt ondersteuning bij de aanwervings- en selectieprocedure van nieuwe medewerkers.
• Je biedt ondersteuning bij de opstart en het onthaal van nieuwe medewerkers.
• Je staat in voor de dagelijkse personeelsadministratie:
  • Je volgt de aan- en afwezigheden van personeelsleden op en geeft deze in in het loonverwerkingsprogramma. Je rapporteert hierover op regelmatige basis aan jouw leidinggevende.
  • Je registreert en bestelt de maaltijd- en ecocheques.
  • Je doet de maandelijkse aangifte van de sociale risico’s.
  • Je volgt de medische onderzoeken op.
  • Je doet aangifte en staat in voor de opvolging van arbeidsongevallen.
• …

2) Je ondersteunt de administratie met algemeen secretariaatswerk:

• het (telefonisch) onthaal
• rapporten en verslagen
• voorbereiding van vergaderingen
• interne en externe communicatie
• …

Algemeen

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs.
• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
• Je hebt een grondige kennis van informaticatoepassingen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, mail, webapplicaties).
• Ervaring binnen een administratieve functie, en zeker personeelsadministratie, strekt tot aanbevelen.

Jobgerelateerde competenties

• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Je bent communicatief sterk.
• Je werkt proactief en beschikt over een probleemoplossend vermogen.
• Je bent administratief onderlegd en kan helder rapporteren.
• Je bent punctueel en werkt nauwkeurig.

Persoonsgebonden competenties

• Je bent flexibel inzetbaar en kan omgaan met stress.
• Je bent discreet en diplomatisch.
• Je bent loyaal en kan omgaan met gezag.
• Je streeft naar kwaliteit en resultaatgerichtheid.
• Je bent klantvriendelijk.

• De vacature betreft een deeltijdse contractuele functie voor 30,4u (4/5^e) per week, in een contract bepaalde duur voor 2 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Een boeiende en afwisselende job in een aangename omgeving.
• Bruto maandloon vanaf 1806,58 euro (volgens barema niveau C1-C2-C3). Overname van geldelijke anciënniteit uit de openbare sector. Ervaring uit de privésector of als zelfstandige wordt geldelijk gevaloriseerd voor het aantal jaren relevante ervaring, met een maximum van 8 jaar.
• Openbaar bestuur = stabiele werkgever.
• Hospitalisatieverzekering na 6 maanden.
• Maaltijdcheques.
• Fietsvergoeding of tussenkomst abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen-Vlaanderen (GSD-v).
• Voor deze functie wordt een wervingsreserve vastgesteld met een geldigheid van 2 jaar.

Welzijnsvereniging KINA p.v.
Antwerpsesteenweg 503
2390 Malle