Verantwoordelijke Secretariaat en Personeel

Welzijnsvereniging KINA p.v. is een OCMW-vereniging van 27 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen. De vereniging is ontstaan in de jaren 80 vanuit het idee om via samenwerking tussen de bestaande voorzieningen een dringend hulpverleningssysteem in de “geestelijke gezondheidszorg” uit te bouwen. Als samenwerkingsverband helpen wij onze leden-OCMW’s bij het zoeken naar oplossingen voor problemen die een grensoverschrijdende aanpak vergen. Dynamisch en flexibel bieden wij ondersteuning telkens wanneer het OCMW geconfronteerd wordt met nieuwe uitdagingen, capaciteitsproblemen of een tekort aan expertise.

Voor de versterking van onze administratieve diensten zijn wij op zoek naar een enthousiaste verantwoordelijke secretariaat en personeel. Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je een organisatietalent? Ben je op zoek naar een dynamische organisatie? Werk je nauwkeurig en georganiseerd? Ben je sterk in administratie? Ben je klantgericht en draag je kwaliteit, accuraatheid en duurzaamheid hoog in het vaandel?

Dan zijn wij misschien wel op zoek naar jou!

Jouw voornaamste taken:

• Je zorgt voor een efficiënte en vlotte werking van het secretariaat:
  • Je bent een administratieve duizendpoot.
  • Je staat in voor de coördinatie en opvolging van de verschillende diensten binnen het secretariaat.
  • Je faciliteert en organiseert de samenwerking tussen medewerkers van het secretariaat.
  • Je biedt ondersteuning aan verschillende ondersteunende diensten.
  • Je staat in voor de voorbereiding en verslaggeving van de bestuursorganen.
  • Je zet in op de organisatie van een goed archiefbeheer en klassement.
  • Je werkt mee aan een optimale interne en externe communicatie van de organisatie.
  • Je staat in voor de opvolging van diverse communicatie(kanalen), zoals inkomende post, website, intranet, extranet,…
  • Je staat in voor de opvolging van het aankoopbeleid.
  • Je verzorgt de opvolging van lopende verzekeringsdossiers.
  • Je ondersteunt een goed beheer van de infrastructuur.
  • Je verzorgt de implementatie van diverse ICT-projecten.
• Je zorgt mee voor de implementatie en opvolging van een warm en duurzaam personeelsbeleid:
  • Je investeert in een warme en collegiale sfeer op de werkvloer.
  • Je ondersteunt de uitrol van een modern HR-beleid met een bedreven leiderschap.
  • Je bent een inspirerende en motiverende kracht binnen de organisatie.
  • Je hebt aandacht voor goede werkomstandigheden van personeel en in het bijzonder voor de verplichtingen in het kader van het welzijn op het werk.
  • Je biedt ondersteuning bij diverse aanwervings- en selectieprocedures.
  • Je zet in op een warm onthaal van nieuwe medewerkers.
  • Je staat in voor de opvolging en evaluatie van administratieve procedures rond personeelszaken.
  • Je ondersteunt een optimale tijdsregistratie en loonverwerking.
• Je biedt ondersteuning bij verschillende administratieve procedures van de financiële dienst.

Algemeen

• Je beschikt over een bachelordiploma.
• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
• Je hebt een grondige kennis van informaticatoepassingen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, mail, webapplicaties).
• Ervaring binnen een administratieve functie, en zeker personeelsadministratie, strekt tot aanbevelen.

Jobgerelateerde competenties

• Je bent een administratieve duizendpoot.
• Je bent een organisatorisch talent.
• Je staat stevig in je schoenen, kunt anticiperen op onverwachte en moeilijke situaties en kunt omgaan met complexe dossiers.
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Je bent flexibel en kan je aanpassen aan de noden binnen jouw diensten.
• Je bent communicatief sterk en kan op een positieve manier onderhandelen, modereren en motiveren.
• Je werkt proactief en beschikt over een probleemoplossend vermogen.
• Je bent administratief onderlegd en in staat helder te rapporteren.

Persoonsgebonden competenties

• Je bent loyaal en kan gezag uitstralen.
• Je stelt als leidinggevende een voorbeeldgedrag tegenover de ondergeschikten.
• Je hebt een sterke verantwoordelijkheidszin en kan dit ook uitstralen op de medewerkers.
• Je bent flexibel inzetbaar en kan omgaan met stress.
• Je bent discreet en diplomatisch.
• Je streeft naar kwaliteit en resultaatgerichtheid.
• Je bent empathisch en hebt een sterk inlevingsvermogen.

• De vacature betreft een voltijdse contractuele functie (38/38) (mogelijkheid tot bespreking 4/5e), in een contract bepaalde duur voor 2 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Een boeiende en afwisselende job in een aangename omgeving.
• Bruto maandloon vanaf 2883,19 euro(volgens barema niveau B1-B2-B3). Overname van geldelijke anciënniteit uit de openbare sector. Ervaring uit de privésector of als zelfstandige wordt geldelijk gevaloriseerd voor het aantal jaren relevante ervaring, met een maximum van 8 jaar.
• Openbaar bestuur = stabiele werkgever.
• Hospitalisatieverzekering na 6 maanden.
• Maaltijdcheques
• Ecocheques
• Fietsvergoeding of tussenkomst abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen-Vlaanderen (GSD-v).
• 2^de pensioenpijler (3%)
• Voor deze functie wordt een wervingsreserve vastgesteld met een geldigheid van 2 jaar.

Welzijnsvereniging KINA p.v.
Antwerpsesteenweg 503
2390 Malle